Командировки — неотъемлемая часть работы многих сотрудников. Однако их оформление требует соблюдения определённых правил, чтобы избежать проблем с налоговой и трудовым законодательством. Разберёмся, как правильно организовать командировку и что нужно учесть.

 

1. Определите, является ли поездка командировкой

Не каждая поездка сотрудника считается командировкой. Согласно Трудовому кодексу РФ, командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Важно:
— Если сотрудник работает удалённо, его поездки не могут быть оформлены как командировки.
— Поездки в филиалы компании, расположенные в других городах, также не считаются командировками, если это место является постоянным для работы сотрудника.

 

 

2. Издайте приказ о командировке

Для оформления командировки необходимо издать приказ. В нём должны быть указаны:
— ФИО сотрудника;
— цель поездки;
— место назначения;
— сроки командировки;
— источник финансирования (например, за счёт компании).

Важно: Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

 

3. Оформите служебное задание

Служебное задание — это документ, в котором описывается, что именно должен сделать сотрудник во время командировки. Оно может быть оформлено как отдельный документ или включено в приказ.

После возвращения сотрудник должен предоставить отчёт о выполнении задания.

 

4. Обеспечьте сотрудника деньгами на расходы

Работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы, связанные с командировкой. К ним относятся:
— проезд;
— проживание;
— суточные (оплата за каждый день командировки);
— другие расходы (например, услуги связи или транспорт).

Важно: Размер суточных устанавливается компанией и фиксируется в локальных документах.

 

5. Получите отчёт о командировке

После возвращения сотрудник должен предоставить:
— авансовый отчёт с приложением чеков и билетов;
— отчёт о выполнении служебного задания.

На основании этих документов бухгалтерия произведёт окончательный расчёт с сотрудником.

 

6. Учтите налоговые нюансы

— Суточные: Сумма в пределах 700 рублей в день (для командировок по России) и 2 500 рублей (для зарубежных поездок) не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
— Проезд и проживание: Эти расходы полностью освобождены от налогов.

 

7. Храните документы

Все документы, связанные с командировкой (приказы, отчёты, чеки), должны храниться в компании не менее 5 лет.

 

Итог

Правильное оформление командировки помогает избежать проблем с налоговой и трудовой инспекцией. Следуйте этим шагам, чтобы процесс был прозрачным и удобным как для работодателя, так и для сотрудника.

 

 

 

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалистам Glav