Раздельный учёт по гособоронзаказу: как вести и не получить штраф

Компании, которые исполняют государственный оборонный заказ, обязаны вести раздельный учёт результатов финансово-хозяйственной деятельности по каждому контракту. Это не бухгалтерская формальность: нарушение правил учёта — самостоятельный состав административного правонарушения, а расходы, которые не удалось подтвердить, заказчик просто не примет.

Кто обязан вести раздельный учёт

Обязанность распространяется на всех участников кооперации по гособоронзаказу — и на головного исполнителя, который заключил контракт с государственным заказчиком, и на исполнителей, привлечённых по цепочке поставок. Основание — Федеральный закон № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе».

Правила ведения раздельного учёта установлены отдельным постановлением Правительства РФ. Оно определяет, как формировать себестоимость по каждому контракту и какие статьи затрат учитывать.

Что значит «раздельный»

Учёт ведётся по каждому государственному контракту отдельно. Нельзя вести общий котёл и потом делить результат пропорционально — контролирующий орган должен видеть, какие именно доходы и расходы относятся к конкретному контракту.

На практике это означает:

• Прямые расходы — материалы, комплектующие, оплата труда основных рабочих — относятся на контракт напрямую, по первичным документам;
• Накладные и общехозяйственные расходы распределяются между контрактами по базе, закреплённой в учётной политике. База должна быть экономически обоснованной и применяться последовательно;
• Финансовый результат определяется по каждому контракту, а не по организации в целом.

Отдельный счёт и режим его использования

Расчёты по гособоронзаказу ведутся через отдельный счёт, открытый в уполномоченном банке. Для таких счетов действует режим использования: списывать деньги можно только на цели, прямо разрешённые законом, а каждая операция сопровождается идентификатором государственного контракта.

Банк контролирует операции и вправе отказать в проведении платежа, если он не соответствует режиму. Поэтому бухгалтерия должна заранее понимать, какие платежи по контракту допустимы, а какие придётся проводить с другого счёта за счёт собственных средств.

Учётная политика

Раздельный учёт нужно закрепить документально. В учётной политике прописывают:

• порядок отнесения прямых расходов на контракты;
• базу и методику распределения накладных расходов;
• используемые счета и аналитику (обычно вводится отдельная аналитика по каждому контракту);
• порядок формирования отчётности перед заказчиком.

Именно учётную политику в первую очередь запрашивают при проверке. Если методика распределения расходов в ней не описана или фактический учёт ей не соответствует — это нарушение само по себе.

Отчётность перед заказчиком

По исполненному контракту составляется отчёт, в котором раскрывается фактическая себестоимость и структура затрат. Заказчик и контролирующие органы сверяют данные отчёта с регистрами бухгалтерского учёта, поэтому цифры должны собираться из системы, а не считаться отдельно в таблице.

Ответственность

За нарушение правил ведения раздельного учёта по гособоронзаказу предусмотрена административная ответственность — как для должностных лиц, так и для организации. Отдельные санкции установлены за нарушение режима использования отдельного счёта.

Помимо штрафов есть более чувствительные последствия: не подтверждённые документально затраты заказчик исключает из себестоимости, а значит, компания покрывает их из собственной прибыли. При систематических нарушениях возможны проблемы с заключением новых контрактов.

Как настроить учёт в 1С

Типовые конфигурации 1С поддерживают раздельный учёт по гособоронзаказу, но требуют настройки: нужно включить соответствующую функциональность, завести справочник государственных контрактов, настроить аналитику на счетах затрат и правила распределения накладных расходов. Без этой настройки данные придётся собирать вручную, что и приводит к расхождениям при проверке.

Чем поможем

Мы ставим раздельный учёт по гособоронзаказу с нуля и приводим в порядок уже существующий: разрабатываем учётную политику под ваши контракты, настраиваем аналитику и распределение расходов в 1С, готовим отчётность для заказчика и сопровождаем проверки.

Подробнее об услуге — на странице раздельный учёт. Первичная консультация бесплатная.